การปรับปรุง และเปลี่ยนถ่ายระบบงาน SAP ERP ด้วยระบบ SAP S/4HANA RISE Private Cloud Edition

ปัจจุบันลูกค้าในหลายองค์กร และกลุ่มธุรกิจได้ตระหนักถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนมาใช้ SAP S/4HANA สำหรับโซลูชั่นทางธุรกิจทั้งหมดของตน ในขณะที่หลายๆ องค์กรยังคงเลือกใช้เวอร์ชั่นเก่าอยู่ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดมักจะเป็นเรื่องยาก แต่ก็เป็นเรื่องที่มีความจำเป็นต้องเตรียมพร้อมทั้งด้านข้อมูลและด้านผลกระทบทางการปฏิบัติงาน หากไม่มีการปรับเปลี่ยนระบบงานในเวลาอันเหมาะสม อาจจะเกิดการเสียประโยชน์จากการใช้งานระบบที่มีเทคโนโลยีที่จำกัด 

โดยทางบริษัท EVIDEN IT Solutions and Services Limited ซึ่งเป็นพันธมิตรกับทาง SAP ในระดับ Platinum มีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการแนะนำการปรับเปลี่ยน ระบบ ERP สู่ระบบ SAP S/4HANA RISE Private Cloud Edition ที่เหมาะสม  โดยทางบริษัทฯ มีลูกค้าและกลุ่มธุรกิจที่ได้เปลี่ยนมาใช้ SAP S/4HANA แล้วประสบความสำเร็จโดยการค้นหาสมดุลระหว่างการคิดใหม่เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่ทาง SAP ได้สะสมประสบการณ์มากว่า 40 ปี ในการปรับปรุงระบบ ERP SAP S/4HANA ให้มีกระบวนการที่ดี (Best Practice) และมีการสนับสนุนจากระบบรอบข้าง (SAP Ecosystem)

เพื่อสร้างให้ระบบ SAP S/4HANA  เป็นระบบที่สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจได้เกือบทุกรูปแบบ ทุกกลุ่มอุตสาหกรรมตามกระบวนการทางธุรกิจ  สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนไปใช้ SAP S/4HANA จะกลายเป็นพื้นฐานในการเตรียมองค์กร และระบบงานทางธุรกิจอย่างแท้จริง ไม่ใช่เพียงแค่โครงการด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศพื้นฐานเท่านั้น

โดยทั่วไปการย้ายระบบ SAP ERP ไปยัง SAP S/4HANA เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนจากระบบเดิมไปเป็น แพลตฟอร์ม SAP S/4HANA ใหม่อย่างราบรื่น โดยในปัจจุบันแพลตฟอร์มในระบบแบบ Cloud ได้รับความนิยมสูง เนื่องจากทางผู้ให้บริการหลักๆ มีการเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ๆ ลงในแพลตฟอร์มของตนเอง อีกทั้งยังมีการจัดตั้งศูนย์ข้อมูล (Data Center) ครอบคลุมหลายภูมิภาค หลายประเทศ

เพื่อให้ลูกค้า บริษัท และองค์กรทางธุรกิจสามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้น และที่สำคัญมีระยะเวลาที่สั้นในการจัดเตรียมระบบเพื่อเริ่มใช้งาน (System Provision) แต่มีความยืดหยุ่นสูงในการเพิ่มเติมศักยภาพของระบบ ตามอัตราการขยายตัวทางธุรกิจ หรือการเพิ่มเติมจำนวนการใช้งานได้  โดย SAP S/4HANA RISE Private Cloud Edition เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่มีความสำคัญ มีการให้บริการแบบ Software as a service (SaaS) อย่างเต็มรูปแบบ อีกทั้งยังสนับสนุนการเปลี่ยนถ่ายระบบจาก SAP ERP ไปยังระบบ SAP S/4HANA ได้  

ทั้งนี้แต่ละองค์กรจำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์หลักในการเปลี่ยนถ่ายหรือย้ายระบบก่อน เช่น หากการดำเนินงานระบบ SAP ERP ในปัจจุบันยังสอดคล้อง และรองรับกับการดำเนินการทางธุรกิจอยู่ การเปลี่ยนถ่ายระบบแบบ Brownfield หรือ System Conversion จะเป็นทางเลือกที่เหมาะสม  แต่หากองค์กรนั้นๆ เล็งเห็นว่า ระบบ SAP ERP ในปัจจุบัน มีการออกแบบกระบวนการทำงานซึ่งอาจจะไม่สอดคล้องกับการดำเนินการทางธุรกิจ และมีความยากลำบากในการรองรับการขยายตัวทางธุรกิจ การปรับเปลี่ยนระบบ และกระบวนการอย่างรวดเร็วเพื่อทันต่อการแข่งขัน รองรับความต้องการในหลายรูปแบบ การเปลี่ยนถ่ายระบบแบบ Greenfield หรือ New Implementation จะเป็นทางเลือกที่รองรับวัตถุประสงค์หลักนี้  โดยสรุปวิธีการเปลี่ยนถ่าย หรือย้ายระบบมีดังนี้

1. วิธีการแบบ Greenfield: ในแนวทางนี้ ระบบ SAP S/4HANA ใหม่จะถูกสร้างขึ้น และนำไปใช้ตั้งแต่เริ่มต้น โดยระบบ SAP ERP ที่มีอยู่ไม่ได้ถูกย้ายโดยตรงไปยัง S/4HANA แต่ถูกแทนที่ด้วยการใช้งานใหม่แทน โมเดลนี้มอบโอกาสในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ การลดการพัฒนาโปรแกรมเสริม (Custom Program) และใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติและฟังก์ชันล่าสุดของ S/4HANA ซึ่งจำเป็นต้องมีการปรับใช้การกำหนดค่า การตั้งค่าข้อมูลหลัก และการย้ายข้อมูลในอดีตขึ้นสู่ระบบใหม่เพื่อเริ่มใช้งานระบบใหม่ได้
2. วิธีการแบบ Brownfield: หรือที่เรียกว่าการแปลงหรืออัปเกรดระบบ วิธีการของ Brownfield เกี่ยวข้องกับการแปลงระบบ SAP ERP ที่มีอยู่เป็น SAP S/4HANA โดยตรง ข้อมูล การกำหนดค่า และการปรับแต่งจากระบบเดิมจะถูกย้ายไปยัง S/4HANA โดยใช้เครื่องมือ และวิธีการที่ได้รับจาก SAP โดยทั่วไปโมเดลนี้จะมีระยะเวลา และความซับซ้อนในการโยกย้ายที่น้อยกว่า เมื่อเทียบกับวิธีการแบบ Greenfield ซึ่งมีข้อดีคือ สามารถรักษาข้อมูลในอดีตขององค์กรเพื่อการตรวจสอบหรือเรียกใช้ได้ในอนาคต อีกทั้งกระบวนการทำงาน และโปรแกรมสนับสนุนการทำงานในระบบเดิม สามารถปรับเปลี่ยนมาใช้งานบนระบบ SAP S/4HANA ได้หลังจากได้รับการแก้ไขปรับปรุงให้สอดคล้องกับโครงสร้างระบบใหม่
3. วิธีการแบบ Hybrid: ด้วยแนวทางที่ผสมผสานองค์ประกอบของทั้งวิธีการแบบ Greenfield และ Brownfield องค์กรอาจเลือกที่จะย้ายกระบวนการทางธุรกิจ หรือเลือกโครงสร้างองค์กรบางส่วนไปยังระบบ SAP S/4HANA โดยปล่อยให้กระบวนการอื่นๆ อยู่ในระบบ SAP ERP ที่มีอยู่ แนวทางนี้ให้ความยืดหยุ่นในการจัดการกระบวนการโยกย้ายตามความต้องการและลำดับความสำคัญทางธุรกิจเฉพาะ  ทั้งนี้ในวิธีการแบบ Hybrid จำเป็นต้องมีเครื่องมือในการจัดการ และการสนับสนุนการย้ายข้อมูลระหว่างระบบ ก่อนเริ่มใช้งานระบบใหม่ได้

วิธีการการย้ายข้อมูลแต่ละรูปแบบมีข้อดีและความท้าทายในตัวเอง และทางเลือกเหล่านี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น วัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กร ระยะเวลา งบประมาณ ภูมิทัศน์ของระบบที่มีอยู่ และความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง โดยการประเมินและการวางแผนการเปลี่ยนถ่ายระบบนั้น ผู้ให้บริการจำเป็นต้องทำการศึกษาถึงภูมิทัศน์ในปัจจุบัน กระบวนการทำงาน การเชื่อมต่อระบบกับระบบ SAP ที่มีอยู่ และตรวจสอบการปรับแต่ง การบูรณาการ และโครงสร้างข้อมูล เพื่อประเมินวิธีการ และแผนงานที่เหมาะสมก่อนเริ่มดำเนินการย้ายระบบได้  ข้อปฏิบัติเหล่านี้เป็นสิ่งที่สำคัญที่เกิดขึ้นในทุกวิธีของการย้ายระบบ

1. การเตรียมระบบ (System Preparation): ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบ SAP ที่มีอยู่ตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการย้ายไปยัง SAP S/4HANA อาจเกี่ยวข้องกับการอัปเกรดฮาร์ดแวร์ ระบบปฏิบัติการ และเวอร์ชั่นฐานข้อมูล
2. กำหนดแผนการย้ายข้อมูล (System Migration Plan): วางแผนและดำเนินการย้ายข้อมูลจากระบบ SAP เดิมไปยัง SAP S/4HANA ซึ่งรวมถึงการล้างข้อมูล การแปลง และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและความสมบูรณ์ในระบบใหม่
3. การปรับโค้ดสำหรับโปรแกรมจากระบบเดิม (Code Remedy): ประเมินการปรับแต่งและการแก้ไขที่ทำกับระบบ SAP ที่มีอยู่ และปรับให้ทำงานกับ SAP S/4HANA ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการลดความซับซ้อนของโค้ดที่กำหนดเองและปรับให้เหมาะสมกับโมเดลข้อมูลใหม่และฟังก์ชันการทำงานของ SAP S/4HANA
4. การกำหนดค่าฟังก์ชั่น (Re-configuration, Adjustment) : กำหนดค่า SAP S/4HANA เพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดทางธุรกิจเฉพาะที่ระบุในระหว่างขั้นตอนการประเมิน ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าโครงสร้างองค์กร ข้อมูลหลัก กระบวนการทางธุรกิจ และการบูรณาการกับระบบอื่นๆ
5. การทดสอบ (Testing): ดำเนินการทดสอบระบบที่ถูกย้ายอย่างละเอียดเพื่อตรวจสอบฟังก์ชั่นการทำงาน ความสมบูรณ์ของข้อมูล และประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการทดสอบหน่วย การทดสอบการรวม การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ และการทดสอบประสิทธิภาพ
6. การฝึกอบรม (Training): ให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้ปลายทาง ผู้ดูแลระบบ และเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาคุ้นเคยกับระบบ SAP S/4HANA และฟีเจอร์ใหม่ การฝึกอบรมอาจรวมถึง Session ในชั้นเรียน หรือ E-learning และเวิร์กช็อปภาคปฏิบัติ
7. การวางแผนการย้ายระบบ (Cut-over Plan): วางแผนการตัดจากระบบ SAP เดิมไปยัง SAP S/4HANA รวมถึงกลยุทธ์การลดเวลาหยุดทำงาน การสรุปการย้ายข้อมูล และแผนฉุกเฉิน
8. การสนับสนุนแบบใช้งานจริงและหลังใช้งานจริง (Post Go-live Support): เมื่อดำเนินการย้ายระบบไปยัง SAP S/4HANA คณะทำงานจำเป็นต้องตรวจสอบระบบในช่วงระยะเวลาเริ่มต้นหลังใช้งานจริง และให้การสนับสนุนเพื่อแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใด ๆ ที่เกิดขึ้น ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพหลังใช้งานจริงและการปรับแต่งระบบอย่างละเอียด (Fine Tuning)
9. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement): เมื่อการโยกย้ายเสร็จสมบูรณ์ ให้ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพระบบ SAP S/4HANA ต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าจะตรงตามความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป และใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติและความสามารถใหม่ๆ ที่ SAP นำเสนอ

วิธีการนี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ขนาดและความซับซ้อนของภูมิทัศน์ SAP ข้อกำหนดทางธุรกิจ และกลยุทธ์การย้ายข้อมูลเฉพาะที่เลือก (เช่น Greenfield Brownfield หรือแนวทางแบบ Hybrid) ซึ่งลูกค้า บริษัท หรือกลุ่มธุรกิจ

สามารถติดต่อ บริษัท EVIDEN IT Solutions and Services Limited  เพื่อรับคำปรึกษา และความช่วยเหลือในการวางแผน และการดำเนินการเปลี่ยนถ่ายระบบ SAP ERP สู่ระบบ SAP RISE, S/4HANA Cloud Private Edition ได้ที่

คุณธาริณี ศรีจามร

อีเมล tharinee.srijamorn@eviden.com

หรือ ติดต่อมาที่ 02-7879000