โพลี (Poly) ร่วมมือกับ Debrett’s แนะมารยาทสากลในวิถีทางการทำงานแบบไฮบริด

องค์กรจำนวนมากขึ้นกำลังวางแผนให้พนักงานจำนวนมากกลับมาที่สำนักงาน ขณะเดียวกัน มีหลายองค์กรมอบทางเลือกอันยืดหยุ่นแก่พนักงาน เปิดให้สามารถเลือกสถานที่และวิธีทำงานได้ จากรายงานของ Center for Creative Leadership แสดงให้เห็นว่าก่อนเกิดโรคระบาดโควิด 19 นั้น องค์กรจำนวนกว่าครึ่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิคคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติงานในสำนักงานเต็มเวลา

ซึ่งในปัจจุบันตัวเลขนั้นลดลงเหลือเพียง 13 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น รายงานฉบับเดียวกันนี้ยังได้อ้างถึงคุณเอลิซ่า มัลลิส กรรมการผู้จัดการและรองประธานประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกของ Center for Creative Leadership ผู้กล่าวว่าพนักงานเต็มใจที่จะได้รับค่าจ้างน้อยลง 20 เปอร์เซ็นต์หากสามารถปฏิบัติงานจากทางไกลได้ แสดงให้เห็นได้อย่างชัดว่า รูปแบบการทำงานสมัยใหม่จะเป็นแบบไฮบริด (Hybrid Work) ที่ผสมทำงานทั้งที่สำนักงานและจากทางไกล

เมื่ออยู่ในสำนักงาน เราเห็นบรรทัดฐานทางสังคมและค่านิยมทางวัฒนธรรมในองค์กรได้ค่อนข้างง่ายด้วยทางวาจาหรือการสังเกต อย่างไรก็ตาม สำหรับการทำงานแบบไฮบริด การสร้างมารยาททางธุรกิจจะซับซ้อนกว่าเล็กน้อย เนื่องจากต้องสื่อสารกับทีมที่ไม่ได้ทำงานที่สำนักงานให้เข้าใจในเรื่องมารยาทและระเบียบปฏิบัติให้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อให้ทุกคนสามารถรับทราบข้อควรปฏิบัติเดียวกัน เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมและมีประสบการณ์ที่เท่าเทียมกันตลอดการประชุม ซึ่งทำงานยุคใหม่นี้เน้นการติดต่อสื่อสารทำงานทางออนไลน์เป็นหลัก แล้วพนักงานควรปฏิบัติตัวอย่างไร?

โพลีร่วมมือกับ Debrett’s องค์กรที่มีชื่อเสียงด้านมารยาทสมัยใหม่ จัดทำคำแนะนำสำหรับมารยาทสากลที่สำคัญๆ สำหรับการทำงานแบบไฮบริดผสมผสาน ไม่ว่าที่บ้านหรือที่ทำงาน ซึ่งมีประเด็นสำคัญ ดังนี้

แต่งกายเพื่อความสำเร็จทุกครั้ง ไม่ว่าจะประชุมแบบเสมือนหรือแบบจริง

เมื่อทำงานจากที่บ้าน พนักงานมักเลือกที่จะสวมเสื้อผ้าที่สบาย แม้ว่าการสวมชุดกีฬาหรือชุดนอนจะช่วยคุณประหยัดเวลาและสะดวก แต่เสื้อผ้าที่ใส่ระหว่างทำงานก็ส่งผลทางจิตใจและต่อประสิทธิภาพการทำงานเช่นกัน

ดังนั้น ในขณะที่ทำงานที่บ้าน ควรแต่งตัวให้เหมือนกับว่า ผู้เข้าประชุมจะเห็นคุณได้จากกล้องตั้งแต่ศีรษะจรดเท้า คุณควรใส่ใจกับสีและลวดลายของเสื้อผ้าที่ใส่ขณะอยู่หน้ากล้อง เช่น ควรใส่เสื้อผ้าสีกลางๆ และไม่ใส่ชุดที่มีลายเป็นทางหรือแบบที่สะท้อนแสงรบกวนการประชุมหรือชุดที่ดูเป็นชุดกีฬา ที่สำคัญที่สุด เมื่อเวลาที่คุณต้องเข้าไปในสำนักงาน โปรดจำไว้ว่าสาธารณชนจะเห็นบุคลิกของคุณ จึงควรพยายามทำตัวให้ดูเป็นมืออาชีพและแต่งกายให้เหมาะสมกับสถานการณ์ทุกครั้ง

หากคุณทำงานจากที่บ้าน ควรจัดระเบียบห้องประชุมที่ช่วยให้ผู้ร่วมประชุมสนใจที่คุณเท่านั้น พื้นฉากด้านหลังของคุณควรเป็นธรรมชาติจะดีที่สุด ไม่ควรเห็นกองเสื้อผ้าที่ไม่มีระเบียบและชั้นหนังสือที่รก ถ้าเป็นไปได้ พยายามปิดเสียงรบกวนจากเด็กหรือสัตว์เลี้ยงที่ส่งเสียงดังโดยหาห้องที่ห่างจากคนอื่นๆ ในบ้าน และในกรณีที่ประชุมจากที่สำนักงาน จำเป็นต้องหาห้องประชุมที่เงียบเมื่อเชื่อมโยงสัญญาณการประชุม แต่ถ้าหากคุณจำเป็นต้องใช้พื้นที่ส่วนกลาง ให้เบลอพื้นด้านหลังของคุณ

จัดเวลาทำงานที่เหมาะสมใน 24 ชั่วโมง

การทำงานแบบไฮบริดทำให้คุณมีเวลาเหลือเฟือในการวางแผนตารางเวลาของตนเอง ซึ่งอาจหรือไม่สอดคล้องกับวันและเวลาทำงานที่เคยปฏิบัติมาก็ได้ ถึงแม้ว่าเรากำลังพูดถึงความยืดหยุ่นและการที่พนักงานทำงานที่บ้านไม่ได้หมายความว่าคุณจะทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

ทั้งนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกเรียกหาทั้งกลางวันและกลางคืนในวิธีการทำงานแบบไฮบริดนี้ คุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบถึงเวลาทำงานของคุณโดยใช้การแจ้งเตือนว่า ‘ไม่อยู่ที่สำนักงาน’ (Out-of-office notifications) รวมถึงควรบล็อกช่องในปฏิทินการทำงานของคุณ หรือให้คำอธิบายถึงเวลาทำงานปกติและหมายเลขติดต่อไว้ที่ส่วนท้ายอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเวลาการประชุมประจำต่างๆ เพื่อติดตามการทำงานกับผู้ร่วมทีมที่ทำงานจากทางไกลไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ทีมงานรู้สึกมีส่วนร่วมในการตัดสินใจและการทำงานแบบไฮบริดไม่ใช่อุปสรรคในความก้าวหน้าทางการงาน

การสร้างความประทับใจยังเป็นสิ่งสำคัญ

ในทุกการประชุม การตรงต่อเวลาเป็นสัญญาณของความเคารพที่ให้ความรู้สึกว่าคุณมีการเตรียมตัวมาอย่างดี จึงควรใช้มารยาทเดียวกันนี้กับการประชุมออนไลน์ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มล็อคอินเข้าประชุมให้ตรงเวลาในการประชุมเสมือนทุกครั้ง และอย่าปล่อยให้เพื่อนร่วมงานนั่งคอยเพื่อดูว่าคุณจะมาประชุมหรือไม่ หากคุณกำลังจะไปสาย ให้ส่งคำอธิบายสั้นๆ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบทันที

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ  ให้ใช้ภาษากายในปริมาณที่เหมาะสมเพื่อสร้างความประทับใจ เช่น การสบตาขณะที่พูดกับกล้อง พยักหน้ากับผู้พูดเมื่อคุณเห็นด้วยกับสิ่งที่กำลังพูดถึงอยู่  แม้กระทั่งการนั่งตัวตรง การยิ้มเมื่อคุณพูด จะสามารถช่วยให้คุณสร้างความมีส่วนร่วมกับผู้อื่นในการประชุมนั้น

การเปิดกล้องวิดีโอระหว่างการประชุมเป็นสิ่งที่ดี เนื่องจากจะเป็นโอกาสให้สร้างความเข้าใจผู้อื่นในการประชุมมากขึ้นและให้ผู้ร่วมประชุมเห็นภาษากายของคุณได้ชัดเจนขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณอาจจะมีเหตุผลที่ดีที่จะไม่เปิดกล้องวิดีโอ (เช่น คุณอาจจะ กำลังจัดการกับปัญหาอื่นอยู่ระหว่างประชุม หรือคุณอาจป่วยหรือกำลังเดินทาง) ซึ่งคุณควรอธิบายตั้งแต่เริ่มแรก

จริงจังกับอาการเจ็บป่วยมากขึ้น

โควิดสอนให้เราจริงจังกับการรักษาอาการเจ็บป่วยและโรคภัยมากขึ้น จงอย่าพยายามเข้าไปทำงานที่สำนักงานหากคุณมีอาการไอ เป็นหวัด หรือเป็นโรคติดต่อใดๆ ทั้งนี้ ไม่มีใครจะปรบมือให้กับความอดทนต่ออาการป่วยของคุณ คุณจำเป็นต้องทำงานจากที่บ้านหรือลาป่วย หากรู้สึกไม่สบาย พนักงานจะปฏิบัติงานได้อย่างประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่มีสุขภาพที่ดี

ด้วยการฝึกมารยาทในการทำงานแบบไฮบริดที่ดีและความพยายามสร้างการประชุมให้ความรู้สึกที่เป็นธรรมชาติมากขึ้นจะช่วยสร้างประสบการณ์การประชุมที่เท่าเทียมกันมากขึ้นสำหรับทั้งผู้ที่อยู่ในสำนักงานหรือผู้ที่เชื่อมต่อเข้ามาจากที่บ้าน และช่วยสร้างความมั่นใจว่าพนักงานจำนวนมากขึ้นที่กำลังกระจายตัวทำงานในจุดต่างๆ จะยังคงมุ่งปฏิบัติงานอย่างแข็งขันและให้ประสิทธิผลในระยะยาวอีกด้วย

โดย คุณซามีร์ ซายิด กรรมการผู้จัดการ ประจำภูมิภาคอาเซียน เกาหลี ตลาดเกิดใหม่ และปากีสถาน ธุรกิจโซลูชันการทำงานแบบไฮบริด HP