Acrobat Pro ปรับปรุงฟังก์ชั่น e-Sign เพิ่มศักยภาพให้ผู้ประกอบการเอสเอ็มอี ทรานส์ฟอร์มงานเอกสารสู่ดิจิทัล

ธุรกิจขนาดเล็ก และเอสเอ็มอีทั่วโลก จำเป็นต้องพลิกโฉมรูปแบบการดำเนินงานและปรับใช้เทคโนโลยีดิจิทัลอย่างเร่งด่วน ลองจินตนาการถึงร้านกาแฟเล็กๆ ที่ต้องเปลี่ยนมาให้บริการแบบ Contactless หรือโรงเรียนสอนโยคะที่ต้องสอนผ่านระบบออนไลน์ หรือโรงงานขนาดเล็กที่เป็นธุรกิจครอบครัวต้องหันไปใช้ช่องทางหารายได้ผ่านเว็บไซต์แบบไม่ทันได้วางแผน การแพร่ระบาดทำให้ธุรกิจนับล้านที่ใช้เอกสารกระดาษต้องปรับตัวไปใช้เอกสารดิจิทัลภายในเวลาอันรวดเร็ว

ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีมักประสบปัญหาขาดแคลนทรัพยากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของเวลาและเงินทุน เมื่อไม่นานมานี้เราได้ทำการสำรวจความคิดเห็นของผู้ประกอบการเอสเอ็มอี และผู้บริหารระดับสูงในธุรกิจขนาดเล็ก 500 คนในสหรัฐฯ และข้อมูลที่ได้รับจากการสำรวจมีดังนี้:

• เทคโนโลยี เปรียบเสมือนเครื่องปั๊มหัวใจให้เอสเอ็มอีจำนวนมากในช่วงการแพร่ระบาด: ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีระบุว่า ระบบชำระเงินดิจิทัล (57 เปอร์เซ็นต์), เครื่องมือสำหรับการประชุมแบบเวอร์ชวล (54 เปอร์เซ็นต์) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (52 เปอร์เซ็นต์) มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการอยู่รอดของธุรกิจในปีที่แล้ว

• เปลี่ยน “เอกสารกระดาษ” เป็น “เอกสารดิจิทัล” สำหรับเอสเอ็มอีทำได้ แต่ต้องใช้เวลา: 86 เปอร์เซ็นต์ระบุว่าต้องจัดการงานเอกสารกระดาษอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์ และ 51 เปอร์เซ็นต์ต้องจัดการงานเอกสารกระดาษทุกวัน  โดยเฉลี่ยแล้วผู้ประกอบการเอสเอ็มอีต้องตรวจสอบและเซ็นชื่อในเอกสาร 16 ฉบับต่อสัปดาห์ และต้องใช้เวลาโดยเฉลี่ย 6 วันในการตรวจสอบสัญญาหนึ่งฉบับ และมีผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก 40 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่มีระบบจัดการสัญญาดิจิทัลร่วมกับผู้ขายและซัพพลายเออร์ รวมถึงการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีให้ความสำคัญ และเห็นโอกาสจากการปรับใช้เทคโนโลยี พร้อมวางแผนลงทุนเพิ่ม: ผู้ประกอบการกว่าครึ่งหนึ่งคาดการณ์ว่า ธุรกิจขนาดเล็กจะใช้เงินลงทุนเกือบ 10,000 ดอลลาร์ในการจัดซื้อซอฟต์แวร์ (เช่น เครื่องมือดิจิทัล โซลูชั่น หรือแอป) ในปี 2564 เพิ่มขึ้นจากปีที่แล้ว โดยเครื่องมือสำคัญที่สุด 5 ชนิดสำหรับเอสเอ็มอีได้แก่ ระบบชำระเงินดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารดิจิทัล เครื่องมือ CRM และเครื่องมือสำหรับการทำงานจากที่บ้าน

• อ่านข้อมูลผลการสำรวจทั้งหมดได้ที่นี่

ถ้าคุณเป็นเจ้าของร้านค้าขนาดเล็ก แน่นอนว่าคุณต้องบริหารงานหลายๆ อย่างด้วยตัวเอง เนื่องจากงบประมาณในการจ้างทีม IT หรือฝ่าย HR ที่จำกัด ด้วยเหตุนี้ธุรกิจเอสเอ็มอีจึงเริ่มมองหาโซลูชั่นที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำธุรกิจ และเพื่อให้บริการลูกค้าผ่านช่องทางดิจิทัลเป็นการเร่งด่วน อะโดบีจึงได้เปิดตัวโซลูชั่นใหม่ล่าสุดที่ช่วยเพิ่มความสะดวกในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานดังกล่าว โดยโซลูชั่นที่ว่านี้ก็คือ Acrobat Pro พร้อมด้วยฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง

โซลูชั่น all-in-one Acrobat นี้จะช่วยให้ผู้ประกอบเอสเอ็มอีสามารถใช้ฟังก์ชั่น Adobe Sign ที่มีประสิทธิภาพ ควบคู่ไปกับเครื่องมือ PDF ตอนนี้บริษัทขนาดเล็กสามารถใช้ประโยชน์จากเอกสารดิจิทัลในรูปแบบที่หลากหลายมากขึ้น เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานบนระบบดิจิทัล เข้าถึงลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ และติดต่อสื่อสารอย่างเป็นมืออาชีพมากขึ้น โดยฟีเจอร์ Adobe Sign จะช่วยรองรับการดำเนินการต่อไปนี้:

• ฝังแบบฟอร์มสำหรับลูกค้าไว้บนเว็บไซต์อย่างง่ายดายโดยใช้เว็บฟอร์ม (webforms)
• เรียกเก็บเงินผ่านระบบดิจิทัลโดยใช้ PayPal/Braintree
• ใส่โลโก้และแบรนด์ไว้ในสัญญา และใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
• ใช้ฟอร์มฟิลด์ (form fields) ขั้นสูงสำหรับเวิร์กโฟลว์ของลูกค้าที่มีรายละเอียดมาก

สำหรับผู้ประกอบการเอสเอ็มอีเวลาแต่ละนาทีที่หมดไปกับการทำงานจุกจิกเล็กๆ น้อยๆ ถือเป็นเรื่องเสียเวลา เพราะที่จริงแล้วควรจะใช้เวลาดังกล่าวสำหรับเรื่องที่มีความสำคัญมากกว่า ด้วยเหตุนี้เอง เราจึงได้ออกแบบโซลูชั่น Acrobat รุ่นล่าสุดให้มีอินเทอร์เฟซรูปแบบใหม่ สามารถใช้งานผ่านเว็บได้อย่างง่ายดาย โดยผู้ประกอบการสามารถบริหารจัดการได้ด้วยตนเองสามารถจัดการดูแลเครื่องมือดังกล่าวผ่านระบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องจ้างบุคลากรด้านไอทีเพื่อติดตั้งและจัดการระบบ ไม่ต้องเสียเวลามากในการเรียนรู้วิธีการใช้งาน และไม่ต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมาก  นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมต่อเข้ากับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ เช่น Microsoft Office 365, Google Workspace และอื่นๆ

Acrobat พร้อมด้วยฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงจะช่วยให้ธุรกิจเอสเอ็มอีมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัล และสามารถบอกลาปากกา กระดาษ และแสตมป์ไปอย่างถาวร คุณจะสามารถสร้างและแก้ไขเอกสาร PDF ประสานงานร่วมกับคนอื่นๆ และจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างครบวงจรในโซลูชั่นดิจิทัลแบบ all-in-one ที่ใช้งานได้อย่างง่ายดาย โดยคุณไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ หรือผสานรวมโซลูชั่น PDF และโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แยกต่างหากเข้าด้วยกันเพื่อรองรับการทำงาน

และเนื่องจากเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงใน Acrobat ขับเคลื่อนด้วย Adobe Sign ซึ่งได้รับความไว้วางใจจากธุรกิจขนาดเล็ก แบรนด์ระดับโลก และบริษัทชั้นนำส่วนใหญ่ที่ติดอันดับ Fortune 100 ดังนั้นธุรกรรมทุกรายการจึงมีความปลอดภัยและมีผลผูกพันตามกฎหมาย คุณสามารถใช้งานฟีเจอร์นี้ รวมไปถึงฟีเจอร์อื่นๆ โดยเสียค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย เมื่อเทียบกับราคาของโซลูชั่นอื่นๆ ที่รองรับเฉพาะการเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว

ถ้ามีเรื่องดีๆ ซ่อนอยู่ท่ามกลางสถานการณ์วิกฤตปีที่แล้ว หนึ่งในเรื่องดีๆที่ว่านี้คือ การที่ธุรกิจขนาดเล็กและเอสเอ็มอีจำนวนมากสามารถเร่งทรานส์ฟอร์มธุรกิจสู่ดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เฉพาะปีที่แล้ว Acrobat และ Sign มีการเติบโตในอัตราเลข 3 หลัก ซึ่งเป็นเครื่องยืนยันว่าบริษัททุกขนาดได้รับประโยชน์จากกระบวนการทำงานแบบ paper-free และในส่วนของธุรกิจเอสเอ็มอี ผู้ประกอบการ 40 เปอร์เซ็นต์ระบุว่าตนเองทำงานเอกสารในรูปแบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้นในปี 2563 เพราะเชื่อว่าเอกสารดิจิทัลมีความสะดวกรวดเร็วมากกว่าเอกสารกระดาษ ในระยะเวลาหลายสิบปีที่ผ่านมา เราได้พยายามผลักดันกระบวนการทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ในออฟฟิศมาโดยตลอด และตอนนี้เราอาจใกล้จะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้

มาเรียนรู้กันว่า Acrobat Pro พร้อมฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง จะช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณประสบความสำเร็จในปี 2564 และในอนาคตข้างหน้าได้อย่างไร