โมเดลของฝ่ายไอทีแบบเดิมนั้นล้าสมัยไปแล้วหรือยัง?

ปฏิรูปหน่วยธุรกิจด้วยระบบดิจิตอลที่พึ่งพาตนเองได้ เรื่องของเทคโนโลยีนั้นได้เข้ามามีบทบาทในทุกฟังก์ชั่นการทำงานของธุรกิจในสถานปฏิบัติงานแบบดิจิตอล ซึ่งหน่วยทางธุรกิจที่ไม่มีเครื่องมือและทักษะที่จะรับมือ หรือปรับตัวได้ทัน ย่อมเสี่ยงที่จะถูกฉุดไว้ไม่สามารถเติบโตได้อย่างที่ควรจะเป็น โดยเฉพาะอันเนื่องมาจากฝ่ายไอทีที่ล้าหลัง

สถานที่ปฏิบัติงานแบบดิจิตอลนั้นไม่ใช่แนวคิดที่ไกลตัวเลย เรียกได้ว่าเข้ามาอยู่กับเราแล้วตรงนี้ในปัจจุบัน แต่หลายแห่งยังประสบปัญหาเดิมๆ ที่เคยเจอมายาวนานหลายทศวรรษก็คือ การผลักดันการเปลี่ยนแปลงที่ต้องเกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กรไปพร้อมกัน ยกตัวอย่างเช่น ถ้าฝ่ายการตลาด ฝ่ายปฏิบัติการ หรือฝ่ายบุคคลมีความต้องการด้านไอทีที่นอกเหนือไปจากขอบเขตที่บริษัทมีให้แล้ว ก็ต้องต่อคิวรอการลงทุนและทรัพยากรด้านไอทีในอนาคตแทน ดังนั้น ถ้าเราหันมาวางแผนและจัดการส่งมอบเทคโนโลยีได้อย่างเหมาะสม เพื่อสร้างความสามารถในการพึ่งพาตัวเองด้านดิจิตอลระหว่างทีมงานด้วยกันแล้ว จะทำให้ได้ผลดีหลายประการไม่ว่าจะเป็น:

• การที่สามารถระบุตำแหน่งที่เป็นคอขวดด้านไอทีได้
• นำเทคโนโลยีมาผสานกับกระบวนการทำงานได้เร็วมากขึ้น
• ช่วยให้ลงทุนได้ฉลาดมากกว่าเดิม มี ROI ที่จับต้องได้มากขึ้นสำหรับงบประมาณด้านไอที

แต่การจะหันมาใช้โมเดลไอทีแบบกระจายการทำงานลักษณะนี้นั้น จำเป็นที่ต้องได้รับการสนับสนุนจากทั้งองค์กรด้วย

รักษาความเสี่ยงให้สมดุลด้วยการกำหนดความเร็วในการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสม รูปแบบและความเร็วในการเปลี่ยนแปลงอาจช้ากว่าที่ควรจะเป็นถ้าการเปลี่ยนแปลงกระบวนการต่างๆ, การติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่, หรือแม้แต่การอัพเดทโครงสร้างพื้นฐานต่างอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของทีมงานด้านไอทีจากศูนย์กลาง

ซึ่งคุณ Jim Berne ผู้จัดการทั่วไปด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของ Ricoh อธิบายว่า โมเดลข้างต้นนี้จะสร้างความเสี่ยงทั้งกับความสามารถ และการเป็นเจ้าของด้านไอที

จากการประชุมโต๊ะกลมที่เรียกว่า ADAPT Ricoh CIO เมื่อมกราคม 2019 ที่ผ่านมานั้น องค์กรส่วนใหญ่ที่เข้าร่วมต่างตระหนัดได้ว่าตนเองจำเป็นต้องปฏิรูปสภาพแวดล้อมของตนเองเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด ซึ่งจากการศึกษาของ ADAPT นั้นแสดงให้เห็นว่า ความสำคัญสองอันดับแรกทางธุรกิจสำหรับ CIO นั้นได้แก่ การลงทุนด้านเทคโนโลยีเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น (84%) และการยกระดับผลลัพธ์ของการปฏิบัติงาน (82%)

ซึ่งกับกลุ่มธุรกิจในออสเตรเลียเองแล้ว ถือเป็นสิ่งสำคัญมากที่ต้องรีดเอาผลประโยชน์จากการใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีของตนเองให้ได้มากที่สุด แต่โมเดลโครงสร้างฝ่ายไอทีแบบเก่านั้นไม่ได้เหมาะกับเป้าหมายดังกล่าว ทาง Ricoh มองว่าการให้ทักษะและเครื่องมือด้านดิจิตอลให้แก่แต่ละหน่วยงานทางธุรกิจจะเป็นคำตอบมากกว่า

ผลักดันนวัตกรรมด้วยการพึ่งพาตนเองด้านดิจิตอล การให้ทักษะทั้งทางเทคนิคและด้านการวิเคราะห์กับหน่วยธุรกิจ จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งกับแพลตฟอร์ม, ระบบ, และกระบวนการที่นำไปสู่ทีมงานที่ปรับตัวได้ดี เปิดรับกับโอกาสและนวัตกรรมใหม่มากขึ้นกว่าเดิม

สำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่สนับสนุน และให้ความสำคัญกับการพัฒนานวัตกรรมมากขึ้นนั้น จากผลการสำรวจของ ADAPT ระบุถึงประโยชน์ที่ได้รับไม่ว่าจะเป็น การดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถ (77%) และช่วยเพิ่มประสบการณ์การทำงานของพนักงาน (73%)

ทางผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีดิจิตอล Simon Wallerอธิบายในงาน Digital Edge ไว้ว่า: ผู้นำด้านไอทีจำเป็นต้องวางแผนและขับเคลื่อนจากภาพรวม รวมทั้งทำให้การปฏิบัติทางเทคนิคที่ดีนั้นสามารถวัดผลได้ตลอด ไปจนถึงการตัดสินใจด้านการลงทุน และดูความต้องการที่อยู่ข้ามหน่วยงานแทนที่จะเอาใจใส่กับการแก้ไขปัญหาต่างๆ ก็ควรเปลี่ยนมาเป็นการให้คำปรึกษาเชิงยุทธศาสตร์ที่สร้างมูลค่า และผลักดันการปฏิรูปให้ก้าวไปข้างหน้าแทน

แต่การเปลี่ยนแปลงนี้ต้องขีดขอบเขตและนิยามให้ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบที่เกิดกับประสิทธิภาพการทำงาน จนนำไปสู่การเกิดระบบไอทีเถื่อนหรือ Shadow IT

การปล่อยให้พึ่งพาตนเองจะนำไปสู่ปัญหา Shadow IT หรือไม่? จากการศึกษาดัชนีด้านนวัตกรรมสำหรับสถานที่ปฏิบัติงานประจำปี 2019 นั้น พบองค์กรในออสเตรเลียกว่า 84% ยอมรับว่ามีบางครั้ง หรือน้อยครั้งมากที่ให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมเวลานำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ ทำให้ไม่แปลกใจเลยที่พนักงานจะไม่สบายใจกับความรู้สึกการเป็นเจ้าของระบบใหม่ จนหันไปหาหนทางอื่นด้วยตัวเองเพื่อใช้ทำงานแทน

แต่เราสามารถจัดการความเสี่ยงด้าน Shadow IT ได้โดย:

• สร้างโร้ดแมปทางเทคโนโลยีในฐานะส่วนหนึ่งของยุทธศาสตร์ด้านไอที
• ให้งานด้านบริหารจัดการ ดูแลความเสี่ยง และการสอดคล้องตามมาตรฐานและกฎหมายยังอยู่กับฝ่ายไอที
• สนับสนุนให้พนักงานในแต่ละหน่วยธุรกิจเต็มใจที่จะพัฒนาทักษะ
• ให้อิสระแก่แต่ละหน่วยธุรกิจในการเลือกทักษะเพื่อพัฒนาโปรเจ็กต์ใหม่

การให้เครื่องมือและทักษะแก่พนักงานเพื่อขับเคลื่อนโปรเจ็กต์ของตนเอง จะช่วยให้ทีมงานรู้สึกมีส่วนร่วม พร้อมที่จะใช้ความสามารถด้านดิจิตอลในการก้าวไปยังเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ และโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันสูงนั้น การสร้างประสบการณ์ให้พนักงานย่อมสร้างความได้เปรียบให้คุณไปในตัว

Ricoh พร้อมสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ ที่ Ricoh นั้น นักวิเคราะห์ทั้งทางธุรกิจและระบบต่างๆ ถือเป็นส่วนหนึ่งของหน่วยธุรกิจทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการเงินหรือแม้แต่ฝ่ายบุคคลก็ตาม เราเปิดรับการมีส่วนร่วมของทีมงานโดยตรงในทุกๆ อย่างตั้งแต่การใช้งานคลาวด์จนไปถึง SaaS ไปจนถึงการใช้คอนเท็นต์ในรูปของดิจิตอล