พนักงาน เทคโนโลยี และการจัดสรรพื้นที่ทำงานเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการรองรับพนักงานให้กลับมาทำงานที่สำนักงานหลังวิกฤตไวรัสระบาดคลี่คลาย

การทำงานไม่ได้หมายถึงแค่สถานที่อีกต่อไป แต่หมายถึงสิ่งที่พนักงานขององค์กรทำและทำงานนั้นอย่างไร ในปัจจุบัน โลกแห่งการทำงานเปลี่ยนได้ไปเป็นลักษณะการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid working) ที่พนักงานชื่นชอบเนื่องจากเป็นการทำงานได้ทั้งที่สำนักงานและที่ใดก็ได้ องค์กรจึงจำเป็นต้องหาวิธีรองรับในการที่พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงานหลังวิกฤติไวรัสร้ายคลี่คลาย

เราได้ยินมามากมายเกี่ยวกับกลยุทธ์ที่องค์กรควรทำสำหรับโลกใหม่ของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนลักษณะการปฏิบัติงานของพนักงาน การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน หรือการออกแบบและกำหนดการใช้พื้นที่ในสำนักงานขึ้นมาใหม่

ที่โพลี เราเชื่อว่าสูตรสำเร็จสำหรับโลกของการทำงานยุคใหม่ในระยะยาว จะเริ่มต้นด้วยส่วนผสมหลัก 3 ประการ ได้แก่:

1. พนักงาน อันเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดขององค์กร

2. องค์กรควรกำหนดความต้องการและสไตล์รูปแบบการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่ เพื่อเลือกใช้โซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและให้ประสิทธิผลในสถานที่พื้นที่ต่างๆ กัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

3. หลังจากที่องค์กรทำความเข้าใจกับสไตล์รูปแบบการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่แล้ว องค์กรจะสามารถออกแบบพื้นที่ในสำนักงานสำหรับการทำงานเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นเมื่อพนักงานทำงานในพื้นที่ต่างๆ โดยขจัดอุปสรรค และหาหนทางสร้างการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นระหว่างสำนักงาน กับที่บ้าน และพื้นที่ทั่วทั้งสำนักงานหรือที่ใดก็ได้ในระหว่างการทำงานนั้น ซึ่งช่วยให้เกิดผลงานใหม่ๆ นวัตกรรมใหม่ๆ ขึ้นได้

แนวทางการทำงานที่ให้ความสำคัญกับบุคคลผู้ทำงาน (People-focused approach) จะก้าวข้ามเรื่องของสถานที่ทำงานไปอย่างสิ้นเชิง แต่จะพยายามทำความเข้าใจในพนักงานผู้ที่ลงมือปฏิบัติงาน ทั้งนี้ โพลีได้ศึกษาวิวัฒนาการของรูปแบบการทำงานมาเกือบทศวรรษแล้ว และได้ระบุรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน 6 รูปแบบ ซึ่งมักเรียกกันว่ากลุ่มบุคคลในที่ทำงาน (Workplace personas) ได้แก่ 1. Connected executive (ผู้บริหารที่มีการเชื่อมต่อกับที่ทำงานอยู่เสมอ) 2. Road warrior (กลุ่มพนักงานที่ปฏิบัติงานนอกสำนักงานตลอดเวลา) 3. Flexible worker (พนักงานที่ปฏิบัติงานทั้งในและนอกสำนักงาน) 4. Remote collaborator (กลุ่มพนักงานที่ทำงานสนับสนุนอยู่นอกสำนักงานหรือที่บ้าน) 5. Office collaborator (กลุ่มพนักงานที่ทำงานร่วมกันในสำนักงานตลอดเวลา) และ 6. Office communicator (กลุ่มที่ทำงานที่โต๊ะทำงานตลอดเวลา คุ้นชินกับอุปกรณ์สื่อสารแบบเดิมๆ ในสำนักงาน) องค์กรทั่วไป 97% มีกลุ่มบุคคลในที่ทำงานในลักษณะแบบนี้

โดยกลุ่มบุคคลในที่ทำงาน (Workplace personas) แต่ละแบบนี้มีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน มีปัญหาในการทำงานต่างกัน และมีความนิยมในรูปแบบการสื่อสารต่างกัน ซึ่งองค์กรมีความจำเป็นต้องทำความเข้าใจในความแตกต่างเหล่านั้น และจับคู่รูปแบบการทำงานและพฤติกรรมของพนักงาน ให้เข้ากับอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่เหมาะสมกันมากขึ้น อันเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในท้ายที่สุด

คุณซามีร์ ซายิด กรรมการผู้จัดการ ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกและเกาหลีแห่งโพลีกล่าวว่า “องค์กรที่จะประสบความสำเร็จในโลกที่มีการทำงานแบบใหม่นี้ ก่อนอื่น องค์กรต้องเข้าใจถึงวิธีที่พนักงานของตนเองทำงานได้ดีที่สุด กำหนดจัดสรรพื้นที่การทำงานเพื่อให้กลุ่มพนักงานได้ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด อาจจำเป็นต้องขยายพื้นที่ออกไปในรูปแบบต่างๆ รวมถึงอาจต้องลงทุนในเทคโนโลยีที่จะให้ประสบการณ์การทำงานที่ราบรื่น ยืดหยุ่น และสร้างความเท่าเทียมในการประชุมมากยิ่งขึ้น

ประเด็นสำคัญที่ควรคำนึงถึง ได้แก่:

• รูปแบบการทำงานจากทางไกลจะมีการเปลี่ยนแปลงต่อไปอย่างต่อเนื่อง: โพลีพบว่าตั้งแต่ก่อนเกิดการระบาดของไวรัสครั้งใหญ่จนถึงปีพ.ศ. 2565 นี้  มีพนักงานใช้รูปแบบและชื่นชอบในการทำงานจากไกลเพิ่มขึ้นถึง 25%
• ข้อดีที่สามารถเชื่อมโยงกับพนักงานอื่นจะดึงให้พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงาน: ถึงแม้ว่าองค์กรจะมีอุปสรรคมากมายระหว่างการจัดให้พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงาน แต่การที่พนักงานยอมรับว่าการทำงานในสำนักงานจะให้ประสบการณ์การทำงานที่เชื่อมต่อกับทีมอื่นๆ อย่างราบรื่นคล่องตัวดีกว่า จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการดึงให้พนักงานกลับมาที่สำนักงาน
• การเชื่อมโยงการทำงานของพนักงานมีผลในการจัดสรรพื้นที่ในสำนักงาน: ก่อนเกิดโรคระบาดนั้น มากกว่า 70% ของพื้นที่ในสำนักงานเป็นการจัดสรรเพื่อโต๊ะทำงานส่วนบุคคลและพื้นที่ของหน่วยงานสนับสนุนธุรกิจ แต่หลังเกิดโรคระบาดนั้นจะเปลี่ยนจากการจัดสรรพื้นที่ทำงานให้แต่ละบุคคล ไปเป็นการใช้พื้นที่ตามบทบาทในการทำงานที่อยู่ห่างไกลจากที่อื่น (Remote-centric role) ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานที่สนับสนุนกิจกรรมต่างๆ ที่สามารถเชื่อมโยงพนักงานในการทำงานร่วมกันได้

คุณโล ฮี บัน Senior Solution Architect แห่งโพลีกล่าวว่า “องค์กรต่างๆ กำลังให้ความสนใจใช้กลยุทธ์การทำงานแบบไฮบริดในระยะยาวอย่างจริงจัง ซึ่งรวมถึงแผนการปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของตนเองเพื่อให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ใหม่ของสำนักงานในฐานะที่เป็นศูนย์กลางของวัฒนธรรมองค์กร  ทั้งนี้การวางแผนรองรับการกลับมาทำงานที่สำนักงานของพนักงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการออกแบบประสบการณ์สำหรับโลกแห่งการทำงานแบบผสมผสานใหม่ ที่จะให้ผู้คนมาที่สำนักงานเพื่อสร้างการเชื่อมต่อ และในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสบการณ์ให้สูงสุดสำหรับผู้ที่ทำงานในสำนักงานและผู้ที่ทำงานจากที่ห่างไกล”